Arbejdspladsvurdering (APV)

Hvorfor udarbejde en APV?

APV’en er ikke bare en forpligtelse, som virksomheden har i forhold til arbejdsmiljølovgivningen. APV’en er et værktøj, som virksomheden kan bruge til at sætte sit arbejde med arbejdsmiljøet i system, og som kan bidrage til et godt arbejdsmiljø. Der er som oftest en direkte sammenhæng mellem et sundt arbejdsmiljø og fx mindre sygefravær og øget arbejdsglæde og motivation.

Virksomheden kan selv vælge de metoder og redskaber, som den vil bruge til at gennemføre APV’en. Arbejdstilsynet skal ikke godkende APV’en, men fører tilsyn med, at virksomheden gennemfører APV-processen i overensstemmelse med lovgivningens krav.

Hvad skal virksomheden gøre?

I dette afsnit er det beskrevet, hvilke krav der er til virksomheden, når den skal gennemføre en APV. I arbejdsmiljølovgivningen er der krav til APV’en, som virksomheden altid skal overholde:

• APV’en skal være skriftlig
• APV’en skal være tilgængelig på virksomheden, så både ledelsen, medarbejderne og Arbejdstilsynet kan læse den
• APV-processen består normalt af de fem faser, som er beskrevet herunder. Den enkelte virksomhed må selv vælge de metoder og redskaber, som den vurderer, vil virke bedst.
• Ledelsen og medarbejderne skal samarbejde om hele APV-processen

Alle virksomheder med medarbejdere skal gennemføre en APV. Arbejdsgiveren har ansvaret for, at dette sker.

Hvem skal være med i APV-processen?

Når en virksomhed skal gennemføre en APV, skal arbejdsmiljøorganisationen (AMO) inddrages i hele processen. Det gælder både planlægning, gennemførelse, opfølgning og revision af APV’en. I de virksomheder, hvor der ikke er krav om AMO, skal medarbejderne deltage i APV-arbejdet på samme måde. AMO/medarbejderne skal underskrive APV’en som dokumentation for, at de har deltaget.

Det er ofte hensigtsmæssigt at aftale fælles mål og “spilleregler” for APV-arbejdet med arbejdsmiljøorganisationen. Man kan fx stille følgende spørgsmål:

• Hvad er formålet med APV’en?
• Er der – ud over arbejdsmiljøorganisationens medlemmer – behov for flere nøglepersoner i processen?
• Hvilke metoder og redskaber skal bruges?
• Hvordan og af hvem bliver eventuelle problemer registreret, prioriteret og løst?
• Hvem har ansvaret for at fastholde aktiviteten i de enkelte afdelinger?
• Er der behov for møder, kurser, et indledende seminar, uddannelse e.l.?
• Er der behov for ekstern bistand, fx fra en arbejdsmiljørådgiver?
• Hvordan opsamles erfaringerne, og hvordan bruges de i forbindelse med revision af APV’en?

Hvis en virksomhed ikke selv har tilstrækkelig indsigt til at gennemføre APV’en, skal den hente hjælp fra eksterne rådgivere. Arbejdsmiljøorganisationen skal høres, inden virksomheden henvender sig for at få hjælp.

De fem faser i APV’en

Virksomheden skal sikre, at APV’en indeholder følgende fem elementer, som udgør faserne i APV-arbejdet:

1. Identifikation og kortlægning af virksomhedens samlede arbejdsmiljø
2. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer
3. Inddragelse af virksomhedens sygefravær
4. Prioritering af løsninger på virksomhedens arbejdsmiljøproblemer og ud- arbejdelse af en handlingsplan
5. Retningslinjer for opfølgning på handlingsplanen

AD1. Identifikation og kortlægning

APV-processen begynder med, at der gennemføres en kortlægning af, hvordan arbejdsmiljøet er i alle dele af virksomheden.

Der er ikke krav til, hvordan virksomheden skal kortlægge arbejdsmiljøforholdene, men det kan fx ske ved:

• Interviews med medarbejderne
• Rundbordssamtaler
• Trivselsundersøgelser
• Spørgeskemaer, fx elektroniske
• Brug af tjeklister fra Arbejdstilsynet vedrørende undervisning 
• Brug af materiale fra branchearbejdsmiljørådene (www.bar-web.dk).

Kortlægningen skal afdække, om virksomheden har arbejdsmiljøproblemer, og i så fald skal disse skrives ned.

Hvis der ikke er arbejdsmiljøproblemer i virksomheden, skal det fremgå af APV’en. Hvis der heller ikke er arbejdsmiljøproblemer, der medvirker til sygefravær, behøver virksomheden ikke at gå videre med de øvrige faser i APV-processen.

Kortlægningen kan ses som en samlet registrering af arbejdsmiljøforholdene. Det skal fremgå af APV’en, at AMO/medarbejderne har været inddraget.

AD2. Beskrivelse og vurdering

Hvis identifikationen og kortlægningen viser, at der er arbejdsmiljøproblemer, skal virksomheden beskrive disse og vurdere, hvordan de kan løses.

Det er vigtigt, at virksomheden beskriver problemernes art, alvor og omfang. Det er desuden vigtigt at få beskrevet årsagen til problemerne og de bedste løsninger. Når virksomheden skal beskrive løsningerne, skal den være opmærksom på,

• at løsningerne kan forebygge, at problemet opstår igen
• at løsningerne bliver rettet mod kilden til problemet
• at arbejdet kan tilpasses til medarbejderne på en mere hensigtsmæssig måde
• at det, der er farligt eller belastende, kan udskiftes med noget, der er ufarligt/ ikke belastende eller mindre farligt/belastende
• at løsningerne beskytter så mange som muligt
• at medarbejderne bliver uddannet og instrueret, som de skal.

AD3. Inddragelse af sygefravær

Et sikkert og sundt arbejdsmiljø kan være med til at forebygge sygefravær blandt medarbejderne. Omvendt kan problemer i arbejdsmiljøet være med til at føre til sygefravær.

Det er en god idé at starte med at undersøge, om der er forhold i arbejdsmiljøet, som kan være årsag til sygefraværet. Det kan fx være mange tunge løft, arbejdsskader, indeklima eller dårligt psykisk arbejdsmiljø.

APV-processen kan bidrage til at øge kendskabet til eventuelle sammenhænge mellem virksomhedens arbejdsmiljø og sygefravær. Formålet er at vurdere, hvad virksomheden i givet fald kan gøre for at nedbringe denne del af sygefraværet. Derfor skal sygefravær inddrages i virksomhedens APV. Det er ikke selve sygefraværet, der skal tages stilling til, men virksomheden skal vurdere, om der eventuelt er forhold i arbejdsmiljøet, der kan medvirke til det samlede sygefravær. Enkeltpersoners sygefravær skal ikke inddrages i APV’en.

Årsagerne til sygefravær kan ofte vise sig at være sammensatte og forskelligartede. Det kan vise sig, at det ikke er arbejdsmiljøforhold på virksomheden, som medvirker til sygefraværet. Men det kan også vise sig, at der faktisk er arbejdsmiljøforhold, som har betydning for sygefraværet.

Der stilles ikke krav til, hvordan virksomheden inddrager sygefraværet i APV-processen. Virksomheden kan derfor selv vælge den eller de måder, som passer bedst til virksomheden.

Virksomheden kan fx bruge en statistik, undersøgelser eller anden viden om sygefraværet til at få et billede af sygefraværet.

AD4. Prioritering og handlingsplan

Den næste fase i arbejdet med APV’en er at udarbejde en handlingsplan for, hvordan virksomheden får løst de arbejdsmiljøproblemer, som ikke kan løses med det samme. Er der konstateret arbejdsmiljøproblemer, som virksomheden vurderer, at den vil kunne løse med det samme, vil det normalt være bedst at få det gjort straks.

Handlingsplanen bør indeholde:

• En kort beskrivelse af problemerne
• En kort beskrivelse af de valgte løsninger

Hvis APV-processen viser, at der er arbejdsmiljøproblemer, som rummer en akut fare for medarbejdernes sikkerhed eller sundhed, skal virksomheden umiddelbart træffe foranstaltninger, som fjerner faren eller reducerer den til et acceptabelt niveau. Problemerne bør også indgå i handlingsplanen, så der kan udarbejdes mere permanente løsninger.

Det er vigtigt at gennemarbejde handlingsplanen omhyggeligt. Det er bl.a. vigtigt at sikre sig, at mål og tidsplaner bliver så realistiske som muligt, og at der er taget stilling, hvem der er ansvarlig for at løse hvilke problemer. Ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen bør i fællesskab diskutere handlingsplanen og prioriteringen

Handlingsplanen skal indeholde en prioritering af de konstaterede problemer, i hvilken rækkefølge de skal løses, hvornår det skal ske, og hvem der er ansvarlig for, at det sker. Det kan også blive nødvendigt at prioritere mellem forskellige forslag til løsning af de enkelte problemer.

Det er en god idé at inddrage medarbejderne i at udvikle løsninger, så de får et medejerskab til disse

Handlingsplanen kan bruges som en aktivitets- og tidsplan for det videre arbejde.

De personer, der er ansvarlige for at gennemføre APV’en, bør løbende informere resten af virksomheden, fx om, hvilke problemer der er løst, og hvilke der står for tur. Det er vigtigt, at virksomheden fastholder fokus på at løse de konstaterede problemer.

AD5. Opfølgning på handlingsplanen

Den sidste fase er at opstille retningslinjer for, hvordan virksomheden vil følge op på handlingsplanen.
Herunder skal det fremgå, hvem der har ansvaret for at gennemføre handlingsplanen i praksis. Det skal også fremgå, hvornår og hvordan det afgøres, om de valgte løsninger virker, og om handlingsplanen skal revideres.

Virksomheden skal revidere sin APV, når der sker ændringer i arbejdet eller i den måde, arbejdet udføres på. Men kun hvis det har betydning for arbejdsmiljøet.

APV'en skal løbende revideres

Det kan også være nødvendigt at justere APV’en, hvis man får ny viden eller nye erfaringer. Sker der fx en arbejdsulykke eller en markant stigning i antallet af sygemeldinger, og det viser sig, at dette skyldes forhold i arbejdsmiljøet, kan det være nødvendigt at justere APV’en.

APV’en skal under alle omstændigheder revideres mindst hvert tredje år.

Hjælp til APV-processen

Der er meget hjælpe at hente hos Arbejdstilsynet, som også tilbyder et branchespecifikt APV-værktøj. Der er også tilknyttet en direkte APV-hotline.

Arbejdstilsynets APV-værktøj

Flere konsulentfirmaer tilbyder elektroniske værktøjer, som systematisk leder virksomheden gennem faserne i APV-processen, så lovgivningen bliver overholdt. Der findes også elektroniske løsninger, som fx letter overgangen fra kortlægning til handlingsplan.

En del Lilleskoler er kunder hos forsikringsmægleren Willis, som tilbyder et forsikringsprogram tilpasset frie grundskoler. Forsikringsprogrammet bliver den 1. januar 2023 udvidet med en APV-facilitet, der tilbydes i samarbejde med Woba. Efter beskrivelsen tilbyder platformen en digital og branchespecifik APV-løsning, der giver skolen mulighed for at arbejde systematisk og forebyggende med skolens arbejdsmiljø. Løsningen er gratis for eksisterende kunder.

Hent Wobas spørgeramme til APV'en

Branchearbejdsmiljørådene har også lavet informationsmateriale om APV-arbejdet, som er målrettet de forskellige brancher. Se mere her;

www.bar-web.dk

Senest opdateret: 17. oktober 2022/LL