Ansattes persondata
Allerede inden ansættelse - ved modtagelsen af ansøgninger, behandler skolen personoplysninger og skal derfor iagttage persondatareglerne, herunder oplysningspligten.
Ved ansættelsens start har skolen behov for at indhente en række supplerende oplysninger fra medarbejderen. En arbejdsgiver skal i ansættelsesbeviset, eller i tilknytning hertil, oplyse medarbejderen om, at man behandler vedkommendes personoplysninger, hvilke oplysninger der behandles og til hvilket formål. Dette sker som oftest i en privatlivspolitik eller en persondatapolitik for skolens medarbejdere. I et ansættelsesforhold kan der være tale om såvel almindelige som følsomme personoplysninger.
Skoleforeningerne har udarbejdet en skabelon til privatlivspolitikken for skolens medarbejdere;
Hent skabelon ’privatlivspolitik for skolens medarbejdere’
OBS ved denne skabelon; Databehandling om kontrolforanstaltninger og whistleblowerordning er skrevet med rødt og skal slettes for de fleste lilleskoler, når man ikke gøre brug af dette.
Skolens lovgrundlag eller hjemmelsgrundlag for behandling af personoplysninger, i forbindelse med et ansættelsesforhold, er beskrevet i privatlivspolitikken og/eller i skolens artikel 30 fortegnelse, som er lovpligtig at have.
Hent skabelon ’Artikel 30 – fortegnelse over behandlingsaktiviteter for medarbejderne’
Skabelonerne skal tilpasses de lokale forhold og skal stemme overens med de virkelige forhold på skolen – og kan ikke ’bare kopieres’!
GDPR-forordningens artikel 6 beskriver de forskellige hjemmelsgrundlag, hvor de mest brugte hjemler i denne sammenhæng er;
b) Databehandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af ansættelseskontrakten
c) Databehandlingen er nødvendig af hensyn til overholdelse af en retlig forpligtelse
f) Databehandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse
Kun i enkelte tilfælde bruges a) samtykke som hjemmelsgrundlag fx ved brug af ansattes billede på skolens hjemmeside;
Hent skabelon ’Samtykkeerklæring til offentliggørelse af portrætbilleder’.
Datatilsynet
Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold er revideret i 2023. Opdateringen skete i lyset af tilsynets seneste praksis, herunder om indhentelse af straffeattester og referencer.
Senest opdateret: 20. maj 2025/LL
