Økonomi
Skolens økonomi
Bestyrelsen har det øverste ansvar for skolens økonomi. Mange skolebeslutninger har økonomiske konsekvenser, og således er drøftelser og prioritering af skolens økonomi ofte en del af et bestyrelsesmøde. En sikker og sund styring af økonomien er en forudsætning for skoledrift og udvikling. Der skal være et tæt samarbejde om skoleøkonomien mellem bestyrelsen og skolens ledelse og administration.
Økonomisk udvikling, styring og prioritering
En forudsætning for god økonomistyring er et godt administrationssystem, gode forretningsgange og procedurer samt kompetent personale.
Det er i budgetlægningsfasen, hvor der dannes overblik over den økonmiske udvikling det og de kommende regnskabsår ud fra skolens aktuelle ståsted og fremtidige ønsker. Den detaljerede budgetlægningsfase, for et kommende kalenderår, starter som regel i slutningen af august og varer indtil et budget for det kommende regnskabsår er vedtaget. Faktisk så stopper budgetlægningsfasen ikke med vedtagelsen af ”det oprindelige budget”, da budgettet bliver en aktiv fil, som kalder på som minimum kvartalsvis opfølgning.
Bestyrelsen skal sørge for at budgetlægningsfasen er højt prioriteret, så bestyrelsen bliver præsenteret for valide budget- og regnskabstal. Det er som oftest skolens ledelse, der præsenterer bestyrelsen for ”den økonomiske situation”, og udarbejdelsen af budgetter beror i høj grad på et godt samarbejde. Det igangværende og kommende regnskabsår er selvfølgelig vigtig, men der bør også udarbejdes budgetter for minimum de kommende tre år. Herved kan bestyrelsen se tendenser for fremtiden, herunder om der forventes vigende elevtal, lønstigninger eller lignende, som på få år kan have stor indflydelse på skolens økonomi, og som måske allerede nu skal forudses og adresseres.
Det kan også tænkes at skoleledelsen og bestyrelsen strategisk har arbejdet på en udvidelse af skolen med højere elevtal og en bygningsudvidelse. I så fald skal sådanne større beslutninger også indarbejdes i budgettet – og måske skal der arbejdes med budgetter i flere udgaver.
Skolens ledelse og administration er basen som, på baggrund af ønsker, efterspørgsler og prioriteringer fra personale og bestyrelse, skal præsentere bestyrelsen for de økonomiske fremtidsudsigter. Det må ikke kræve en højere økonomisk uddannelse at sidde i bestyrelsen, så den daglige ”økonomistyrelse” skal sørge for at finde en kommunikationsform og et niveau, der passer til situationen.
Den store og vigtige fokus på økonomien de kommende år skal, ud over den forventede drift, også rumme styring af likviditeten, dvs. at der opnås en sikkerhed for at der altid er penge nok i kassen til at udbetale lønninger, betale en efterregulering af statstilskud eller finansiere en ombygning. Det er vigtigt at have et tæt og godt samarbejde med en bank.
Bestyrelsen er ligeledes ansvarlig for at engagere en ekstern revisor og lade årsrapport udarbejde, som hele bestyrelsen skal underskrive. Samarbejdet med revisor er også vigtig, der ud over at være en uvildig instans ofte også agerer som sparringspartner i bred forstand i forhold til økonomiske spørgsmål.
På trods af et tæt samarbejde med både bank og revisor, så bør samarbejdsaftalen eller kontrakten med begge parter tages op til revision minimum hvert 5. år.
Værktøj til økonomi- og budgetstyringen
Økonomisystemerne til skolerne rummer som regel et budgetmodul. Mange lilleskoler deltager også budgetworkshops tilbudt af revisionsfirmaerne, hvor man med deltagelsen får adgang til et specialudviklet budgetsystem fx hos Beierholm eller BDO.
Links;
Regnskabsparadigme mv. fra ministeriet
Gode råd til bestyrelsesarbejdet
Lilleskolernes Sammenslutnings startpakke til kommende lilleskoler, som rummer en nærmere beskrivelse af grundlaget for de frie skoler herunder økonomi
Artikel om skoleøkonomi, økonomistyring, drift og likviditet
Bilag til temamøde for bestyrelsesmedlemmer afholdt den 4. november 2024
Dagsorden
Nøgletal fra regnskabsparadigme
Resultatopgørelse og balance fra regnskabsparadigme
Bestyrelsestjekliste og bestyrelsens stillingtagen til årsrapport
Senest opdateret: 4. november 2024/LL
